国家公安委員会行政文書管理規則

第1条　この規則は、国家公安委員会（以下「公安委員会」という。）が行う行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を確保し、もって事務の適正かつ能率的な遂行及び公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。

第2条　この規則において「行政文書」とは、法第2条第4項に規定する行政文書のうち、公安委員会の委員長及び委員（専門の事項を調査審議させ、又は意見を提出させるため公安委員会に置かれる職員を含む。以下同じ。）並びに警察庁長官官房国家公安委員会会務官（以下「会務官」という。）及び会務官に置かれる職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会が保有しているものをいう。

第3条　公安委員会が保有する行政文書は、次のとおりとする。

第4条　公安委員会に、総括文書管理者1人を置き、会務官をもって充てる。

第5条　公安委員会に、文書管理者を置き、総括文書管理者が指名する者をもって充てる。

第5条の2　公安委員会に、文書管理者の事務を補佐する者として、文書管理担当者を置き、文書管理者が指名する者をもって充てる。

第6条　公安委員会に、監査責任者1人を置き、総括文書管理者が指名する者をもって充てる。

第7条　会務官に置かれる職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管理するものとする。

第8条　公安委員会においては、法第1条の目的の達成に資するため、公安委員会における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに公安委員会の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、行政文書を作成しなければならない。

第9条　行政文書については、この条及び第11条に定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。

第10条　行政文書は、第14条に規定する行政文書ファイル保存要領に従い、公安委員会が適切に管理し得る専用の場所において、適切に保存するものとする。

第11条　総括文書管理者は、別表第1の第3欄に掲げる行政文書の類型に応じそれぞれ同表の第4欄に定める保存期間を参酌し、保存期間表を定め、又はこれを改定したときは、これを公表しなければならない。

第12条　文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第2の中欄に掲げる業務の区分に応じそれぞれ同表の下欄に定める保存期間満了後の措置を参酌し、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

第13条　文書管理者は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「令」という。）第9条第1項各号に掲げる行政文書ファイル等については、当該行政文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。

第14条　総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。

第15条　保存期間が満了した行政文書ファイル等については、第12条第1項の規定による定めに従って、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

第16条　行政文書ファイル等（保存期間が1年以上のものに限る。以下この条において同じ。）については、行政文書ファイル管理簿により管理するものとする。

第17条　総括文書管理者は、必要があると認める場合は、行政文書を会務官に置かれる職員以外の警察庁の職員に閲覧させ、又は貸し出すことができる。

第18条　文書管理者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

第19条　文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失等の事実が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

第20条　総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。

第21条　総括文書管理者は、会務官に置かれる職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な研修を行うものとし、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。

第22条　公安委員会に、秘密文書管理責任者1人を置き、会務官をもって充てる。

第23条　公安委員会に、秘密文書管理担当者を置き、秘密文書管理責任者が指名する者をもって充てる。

第24条　秘密文書の種類は、次の各号に掲げる秘密の程度に応じ、極秘文書及び秘文書とする。

第25条　秘密文書の指定は、会務官が行う。

第26条　秘密文書の指定は、必要最小限にとどめるものとし、秘密保全の必要に応じ、適正に行わなければならない。

第27条　秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊（以下「秘密文書管理簿」という。）において管理するものとする。

第28条　秘密文書には、秘密文書の区分に応じ、「極秘」又は「秘」の文字を付することにより、秘密文書であることの表示をするものとする。

第29条　総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、公安委員会に報告するものとする。

第30条　他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。

第31条　総括文書管理者は、秘密文書の管理に関し必要な事項の細則を規定する秘密文書管理要領を定めるものとする。

第32条　特定秘密である情報を記録する行政文書については、この規則で定めるもののほか、特定秘密の保護に関する法律、特定秘密の保護に関する法律施行令（平成26年政令第336号）、特定秘密の指定及び解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基準（平成26年10月14日閣議決定）及び特定秘密の保護に関する法律施行令第11条第1項の規定に基づき定められた国家公安委員会における特定秘密の保護に関する規則（平成26年国家公安委員会規則第11号）に基づき管理するものとする。

第33条　他の行政機関から取得した行政文書であって、その管理についてあらかじめ提供元の行政機関と協議を行っているものの管理については、当該協議に基づき行うものとする。

第34条　この規則を記載した書面及び行政文書ファイル管理簿は、情報公開法第3条の規定による開示の請求を受け付ける場所において、一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表するものとする。

第35条　この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。

第1条　この規則は、法の施行の日（平成23年4月1日）から施行する。

第2条　行政文書ファイル管理簿の調製については、当分の間、第16条第2項中「文書管理システム（行政文書の取得、作成、保存、移管、廃棄等に係る業務を統一的に処理するシステムであって、各行政機関が共通して利用することができるものをいう。）」とあるのは、「磁気ディスク」として、同項の規定を適用する。